10 Astuces “Gain de Temps”

 

 

Le manque de temps est l’une des premières difficultés que l’on doit maîtriser lorsque l’on est entrepreneur. Même si, mon slogan est “Besoin de Temps?, Prenez le mien”!”, je dois vous avouer que par moment, j’aimerais bien pouvoir ajouter quelques heures à mes journées. Oui, je sais, ce n’est pas possible, mais il est tout à fait possible d’optimiser son temps sans changer toutes ses habitudes.

“Mon objectif est de gagner du temps”

“Mes conditions:  pas de contrainte supplémentaire, fournir un travail de qualité égale ou supérieure.”

Ça vous parait difficile? Et bien, pour moi, ça fonctionne pas mal! J’ai listé 10 astuces “gain de temps” que j’utilise au quotidien.

 


  • Feedly.

 

Cette application regroupe tous les articles de vos sites préférés en un seul et même endroit. C’est très simple d’utilisation, même pour ceux qui ne parlent pas anglais. Vous répertoriez vos sites favoris dans des catégories (que vous créez vous même). L’intérêt? plutôt que d’aller lire Le Monde, L’express, ensuite Le figaro… et bien Feedly vous montre tous leurs derniers articles. Je vois en quelques secondes les articles qui peuvent m’intéresser et j’y ai accès directement. Je l’utilise également et surtout pour faire de la veille informationnelle, ou veille digitale si vous préférez. J’aborderai  la veille informationnelle dans un autre article, ça mérite d’être beaucoup plus détaillé!


  • Ne pas reporter à plus tard ce qui prend moins de 3 minutes.

 

Plutôt que de dire “je le ferai plus tard”, faites tout ce qui vous prend moins de 3 minutes immédiatement. Dès que je dois payer une facture qui vient d’arriver, ranger un document, ou envoyer un texto, je le fais tout de suite. Ça vous évite l’overdose de post-it (qui ont tendance à se décoller…), ça vous évite d’oublier ou d’en avoir plein la tête ( “il ne faut pas que j’oublie de faire ceci ou cela “) et surtout, à la fin de la journée, vous n’aurez plus 15 tâches de 3 minutes à faire! C’est ce que j’appelle le traitement rapide des priorités quotidiennes.


  • Regarder les vidéos “tuto” en accéléré.

 

Je regarde régulièrement des tutoriels pour me former sur des logiciels, ça peut prendre du temps. Maintenant, je les regarde en accéléré: je modifie la vitesse sur 1.5, des fois moins si le sujet est pointu. C’est bluffant, les premières secondes on a l’impression que c’est très rapide et finalement notre cerveau s’habitue très vite. Faites le test, et vous verrez que votre perception et votre compréhension ne sont pas altérées. C’est bluffant!


  • La saisie vocale.

 

J’ai testé la saisie vocale il y a peu de temps et je gagne vraiment du temps. Il suffit d’avoir un compte gmail et d’aller dans google doc, (outil – saisie vocale) je tiens à vous préciser quand même qu’il vous faut un micro (ou un casque avec micro) pour l’utiliser. Google écrit aussi vite que je parle, on peut ponctuer les points (.?!) et les virgules, aller à la ligne en disant “à la ligne” ou changer de paragraphe “nouveau paragraphe”. Le gain de temps se fait dans l’écriture, si comme moi vous ne tapez pas de vos 10 doigts, c’est génial. Par contre, il vous faudra quand même faire un travail de mise en page et de correction d’orthographe, c’est pratique, mais pas magique! Je l’utilise surtout pour faire des courriers ou des articles que j’ai au préalable écrit sur papier.


  • La magie du minuteur.

 

Vous allez peut-être me prendre pour une personne archaïque, mais ce n’est pas grave. Quand j’ai un rendez-vous dans l’après midi par exemple,  je programme mon minuteur de cuisine. Ne riez pas, c’est vrai, un bon vieux minuteur de cuisine. (Je pourrais programmer mon téléphone portable, mais ça ne m’arrange pas, je vous en parle plus bas). Vous ne regarderez plus l’heure toutes les 10 minutes par peur d’être en retard et vous aurez la tête libérée pour travailler sereinement et donc être plus productif.


  • Un scanner  mais pas celui de votre bureau.

 

Vous connaissez LA contrainte de certains scanners? C’est l’attente lors de la numérisation, c’est interminable! Essayez de télécharger l’application Office Lens sur votre téléphone portable ou votre tablette, c’est un scanner rapide et pratique. Il cadre automatiquement vos documents, les enregistre directement dans votre Drive et vous pouvez même les envoyer par mail ou par texto.


  • Les nouvelles habitudes (pas les vôtres, celle de vos clients, amis, famille…)

 

Ce qui me faisait perdre beaucoup de temps, c’est le fait de répondre immédiatement à mes mails ou à mes appels. J’étais coupée en permanence par les notifications de réception d’emails et je me sentais obligée d’y répondre tout de suite. Si j’en recevais 4 dans la matinée et bien j’étais interrompue  4 fois. Aujourd’hui, j’ai enlevé toutes les notifications (même celles des réseaux sociaux) je me mets des plages horaires pour répondre à mes messages. J’ai aussi mis en place avec mes clients la communication par texto (pour les choses simples) plutôt que les appels téléphoniques. Tout le monde adhère! Non seulement je gagne du temps, mais eux aussi, on ne perd plus 15 minutes au téléphone, ça prend 30 secondes par texto.


  • Et si on écoutait les vidéos?

 

Je ne regarde presque plus les vidéos, je les écoute! Sur le web, on voit de plus en plus de vidéos sur: l’actualité, des présentations d’entrepreneurs, le développement personnel… je me suis rendue compte que je pouvais faire d’autres choses en écoutant. C’est un peu comme écouter la radio sauf que l’on choisi le sujet. Voilà comment faire deux choses en même temps sans s’en rendre compte.


  • Les mots de passe perdus, c’est fini!

 

Vous est-il déjà arrivé d’oublier un mot de passe? Et bien moi, oui! C’est assez énervant et je vous assure que j’ai perdu beaucoup de temps à chercher. Je me suis tout simplement achetée un répertoire, dans lequel je note tous mes identifiants et mots de passe. Je ne cherche plus, je trouve tout de suite! Il existe des logiciels spécifiques pour gérer cela,  mais je ne suis pas encore prête!


  • Le mot magique: NON

 

Vous a t-on déjà sollicité pour effectuer une tâche, un trajet, rendre un service…. et lorsque c’est régulier et que certains abusent vous faites quoi? Et bien l’idée est de dire NON! Etant très rendant-service, je disais toujours “Oui”, au détriment de mon travail, ou même de mes proches. En prenant un peu de recul, on s’aperçoit que ce sont souvent les mêmes, les amis d’amis, les connaissances lointaines… Le NON le plus difficile à dire, c’est le premier, après ça va tout seul. Je ne suis pas en train de vous dire qu’il ne faut plus être serviable, il ne faut pas avoir peur de dire que certaines fois vous n’avez pas le temps. Pas d’inquiétude vos proches comprendront!

J’espère que cet article vous a plu! N’hésitez pas à me mettre en commentaire les astuces que vous avez testées et nous dire quelles sont les vôtres.

En Bonus:

Voici en prime, des astuces que je suis en train de développer et/ou de tester pour mon activité:

  • Le partage des articles de votre site automatiquement sur les réseaux sociaux avec Jetpack.
  • L’apprentissage de la lecture rapide quand on lit beaucoup.
  • Ne plus se déplacer pour acheter des timbres, on peut les imprimer directement depuis le site de La Poste

photo prise par Dominic Hargreaves

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